Evernote経営術セミナーに参加してきました

2015.06.18 カテゴリ：Evernote

Evernote経営術セミナーに参加してきましたので、約に立ちそうな内容についてフィードバックいたします。

1.データの種類

データには大きく分けて２種類のデータがあります。

非構造化データ（名刺、音声ファイル、メモ、写真、タスク、位置情報、スキャンした書類、メールなど）
構造化データ（レポート、顧客管理など）

そのうち、非構造化データが約８割を占めています。
その８割を占める非構造化データですが、保存・共有するというのはなかなか難しいものです。

そこで、簡単に共有することができ、加工することもできるのがEvernoteなのです。

2.Evernoteは状況・状態をその温度感を踏まえて伝えることができる

例えば、建築現場などで施工した写真をとってEvernoteに保存しておくと、本社の人にもすぐ共有することができ、その写真に書き込むことによってどう直して欲しいのかなどを簡単に指示することができます。

同じように小売店などでも効果を発揮します。ディスプレイの様子を写真にとり、Evernoteに保存しておけば、すぐ共有できるので、小売店と本社を簡単につなぐことができるのです。テキストで伝えるのではなく、写真で伝えれば一発で伝わるのです。

写真を取り込むには、

Evernoteアプリで撮る
スマートフォンのカメラロールに保存されているものを選ぶ

などの方法があります。

3.skitchにより写真に文字が書ける

PDFとか写真とかに簡単に文字を入力することができます。例えば、書類を作成し、Evernoteに保存しておく。そうするとSkitchにより簡単にペン入れができますので、わざわざ印刷してペン入れをするという必要がなくなります。ただし、モザイクは一旦かけると消せないので、注意が必要です。

4.音声ファイルも保存することができる

お客様のクレームだったり、お客様の指示により修理したりする業務であれば、音声ファイルを保存することにより、正確な業務ができるものと考えられます。

指示書等がある場合、指示書と音声ファイルを同じノートに保存しておけば、より正確な業務ができます。

5.外出している人と社内の業務との連携ができる

営業が一日中外出しているような業種だと、営業と社内の人との情報共有はなかなかできません。

営業、事務、技術スタッフでの情報共有がされず、顧客対応でクレームが発生していたが、evernoteに現場写真を保管することにより、写真を確認しながら事務スタッフでも対応できるようになった。構成図や機械番号なども写真として同時に保管することによりノート自体を簡易的なマニュアルとして使用することができます。

6.タグを使い、ノートの重要度を表現することができる

私はEvernote使用歴4年ほどであり、タグはごちゃごちゃするから使っていません。しかし、このセミナーで紹介されていた使い方としてタグに重要度を記載する方法「★★★★☆」　だと重要度４みたいな使いかたはアリだなと思いました。

7.実際の業務でEvernoteを使うには

何でもかんでもEvernoteに入れてしまうと、情報が多すぎて逆にわかりづらくなってしまいます。ですから、共有すべき情報はなにかを洗い出すことから始まり、ノートブックを整理する、ということが重要です。そして、会社としてのルールを決め、ユーザーごとの権限管理を決める、そもそもの導入目的や期待効果を整理し、常に改善を繰り返す仕組みをもつ、そうすることにより今までは保存が難しかった非構造化データを共有することができ、ビジネスに役立つものと思います。

会社としてEvernoteを使用するには、Evernoteビジネス（月1100円）がいいのですが、従業員数が多いとコストがかなりかかってきてしまうのが悩みどころです。

【業務に関するご相談がございましたら、お気軽にご連絡ください。】

03-6454-4223
電話受付時間（日祝日は除く）
平日　9：00～21：00
土曜日9：00～18：30

info@suztax.com
24時間受付中

最新の記事